その仕事、本当に社長やあの人でないとできない仕事ですか？

奇跡で回っている現場

人手不足のなかで、特定のスタッフや社長が背負いすぎている──そんな現場は少なくありません。

「本当はリスクがあるとわかっている。でも今は任せるしかない」

そう思いながらも、なんとか奇跡的に回っている。私自身も経験がありますし、これまで多くの環境でそのようなシーンを見てきました。けれども考えてみてください。もしその人が突然辞めてしまったら？ もし体調を崩して休んでしまったら？ 現場が止まってしまうリスクは、決して他人事ではありません。

属人化の怖さ

「その人しかやり方を知らない」
「資料やデータが個人の頭やパソコンにしかない」

こうした状態は、組織を不安定にします。引き継ぎのたびに混乱が起き、経営者は不安を抱え続けることになります。属人化は、会社の成長を妨げる大きな壁です。

そんな余裕はない...？
→ 無理に全部変えなくても大丈夫！

とはいえ、「今日から全部仕組みに変えましょう」と言われても現実的ではありません。大切なのは、小さなところから一歩を踏み出すことです。たとえば、

• Excelで行っている売上集計を自動化する
• 口頭やLINEで受けていた依頼をWebフォームにする
• 顧客情報を共通データベースにまとめる

こうした取り組みだけでも、属人化は驚くほど減っていきます。

システムの導入で「奇跡」から「仕組み」へ

スタジオミライでも、システムを導入することで“人にしかできなかった作業”を“誰でも同じようにできる仕組み”へと変えてきました。

• 予約や決済をシステム化して、担当者に依存しない受付フローを実現
• Webサイトの監視を自動化し、担当者の勘や気づきに頼らない運用へ
• 会員データを一元管理し、引き継ぎや担当変更がスムーズになるように

その結果、特定の人が背負っていた負担が減り、経営者やスタッフが本来の仕事に集中できるようになったのです。

社長やスタッフが本来やるべきことへ

属人化を解消すると、突発的な休みや退職に振り回されなくなり、新しい人材が入っても、その日から現場に馴染むことができます。日々の業務に縛られていた社長や優秀なスタッフは「次の一手」に集中できるようになり、会社は次のステップに進むことができるでしょう。奇跡ではなく、仕組みで回る組織。それは、これからの事業を支える大きな力になります。

おわりに

「その仕事、本当に社長やあの人でないとできない仕事ですか？」

無理に大きな改革をする必要はありません。小さな一歩を積み重ねるだけで、現場は確実に変わっていきます。そして、もし「どこから手をつけていいかわからない」「とりあえず相談したい」というときは、ぜひ声をかけてください。私たちは ITまわりの御用聞き として、現場に寄り添いながら仕組みづくりを一緒に進めていきます。

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